Přítomnost asistenta-zapisovatele je nutná v případech, kdy žák v důsledku zdravotního postižení nemůže psát (nebo píše s velkými obtížemi). Asistent-zapisovatel zapisuje dle instrukcí žáka a řídí se při tom závaznými pravidly pro zapisování.

Pomoc asistenta-zapisovatele je obvykle určena žákům

• s postižením horních končetin, kteří nemohou psát rukou ani jiným, náhradním způsobem (např. na PC);
• se zrakovým postižením, jejichž písemný projev je nečitelný, příliš pomalý či jinak problematický a kteří zároveň neovládají zápis v Braillově písmu nebo zápis s využitím kompenzačních pomůcek (např. stojánková lupa, PC);
• s těžkou formou dyspraxie, kteří zároveň nemohou psát s využitím kompenzačních pomůcek (např. z důvodu nedostatečného osvojení psaní na klávesnici PC).

Pravidla pro zapisování a komunikaci mezi zapisovatelem a žákem

Asistent-zapisovatel:

• píše přiměřenou rychlostí, která je adekvátní rychlosti žákova diktování;
• zapisuje čitelně;
• může psát na PC;
• zapisuje odpovědi podle instrukcí žáka (zaškrtnutí zvolené alternativy, diktovaný text, zapisování do diagramů, tabulek, grafů apod.);
• zapisuje text přesně tak, jak je žákem diktován; neopravuje tedy případné chybné výrazy, slovní spojení, větnou stavbu apod.;
• může zaznamenat opravu v textu, pokud žák chybu sám najde a opraví se;
• musí ovládat pravidla pro psaný text v daném jazyce (zápis specifických znaků, znamének apod.);
• na požádání opětovně přečte, co již bylo zaznamenáno, a to naprosto přesně, bez jakýchkoliv komentářů,
  a to způsobem, který v aktuální situaci žákovi vyhovuje (foneticky, hláskováním);
• nesmí psát v okamžiku, kdy žák využívá individuální přestávku.

Žák diktuje způsobem, na němž se s asistentem dohodnou (korektní výslovností v daném jazyce či hláskováním). Při diktování v češtině i cizím jazyce musí žák specifikovat (např. hláskováním) zápis těch slov, která by odlišným zápisem mohla změnit význam sdělení a ztížit tak porozumění textu (např. slova, která mají podobnou nebo identickou výslovnost, ale odlišný způsob zápisu: real x reel; bad x bat).

Asistent-zapisovatel disponuje dovednostmi v daném jazyce minimálně na úrovni maturitní zkoušky. Tzn., že asistent např. nemůže zapisovat text v anglickém jazyce, pokud sám nemá z angličtiny maturitní zkoušku nebo certifikovanou zkoušku srovnatelné či vyšší úrovně. Pokud asistent-zapisovatel píše v průběhu maturitní zkoušky žáka na počítači, řídí se pravidly pro použití PC.